Informacja o przetwarzaniu danych osobowych w Urzędzie Miejskim w Wołominie

Szanowni Państwo,
W związku z realizacją wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: „Ogólne rozporządzenie o ochronie danych” lub „RODO”), poniżej informujemy o zasadach przetwarzania danych osobowych oraz o przysługujących prawach z tym związanych. Obowiązek informacyjny jest także realizowany w ramach każdego zadania z osobna. Szczegółowy katalog usług znajduje się w zakładce E-usługi udostępniane przez Urząd Miejski w Wołominie, oraz w zakładce na stronie podmiotowej „BIP” gdzie opublikowano również klauzule informacyjne.

1. Administrator Danych Osobowych:
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w Urzędzie Miejskim w Wołominie jest Burmistrz Wołomina, ul. Ogrodowa 4, 05-200 Wołomin, tel. 22 763 30 00, fax. 22 763 30 66.

2. Inspektor Ochrony Danych:
W Urzędzie Miejskim w Wołominie jest powołany Inspektor Ochrony Danych. Dane kontaktowe do inspektora, e-mail: iod@wolomin.org.pl.

3. Cel i podstawy prawne przetwarzania:
Przetwarzamy Państwa dane w celu:
1) wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, określonych w przepisach prawa, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
2) zawarcia oraz realizacji umów, której Państwo są stroną na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
3) w związku z wykonaniem zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO;
W niektórych przypadkach Państwa dane osobowe przetwarzane są na podstawie wcześniej udzielonej zgody w zakresie i celu określonym w treści zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) albo z uwagi na prawnie uzasadniony interes Administratora, np. przy obronie lub dochodzeniu roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

4. Kategorie danych osobowych – informacja dotyczy danych osobowych pozyskanych w sposób inny niż od osoby, której dane dotyczą.
Przetwarzamy następujące kategorie Pani/Pana danych osobowych: dane identyfikacyjne, dane adresowe, dane kontaktowe, dane dotyczące Pani/Pana roku urodzenia oraz stosunku do wnioskodawcy.

5. Kto może mieć dostęp do Pani/Pana danych osobowych:
Odbiorcą pozyskanych przez Urząd Miejski w Wołominie danych osobowych mogą być:
1) organy władzy publicznej oraz podmioty wykonujące zadania publiczne lub działające na zlecenie organów władzy publicznej, inne podmioty, w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa;
2) inne podmioty, które na podstawie stosownych umów powierzenia danych podpisanych z Urzędem przetwarzają dane osobowe dla których Administratorem jest Burmistrz Wołomina (w tym podmioty uprawnione do obsługi doręczeń, świadczenia usług serwisowych dla użytkowanych w Urzędzie systemów informatycznych).

6. Okres przechowywania Pani/Pana danych osobowych:
Gromadzone w Urzędzie Miejskim w Wołominie dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów określonych w pkt 3, a po tym czasie przez okres wymagany przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa, w tym przez okres wynikający z przepisów „archiwalnych” wprowadzonych Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

7. Przysługujące Pani/Panu prawa:
W zależności od sprawy oraz podstawy prawnej przetwarzania mogą przysługiwać Państwu następujące prawa żądania:
1) dostępu do treści swoich danych osobowych;
2) prawo do sprostowania (poprawiania) danych osobowych – w przypadku gdy dane są nieprawidłowe lub niekompletne;
3) prawo do żądania usunięcia danych osobowych;
4) prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
5) prawo do przenoszenia danych;
6) prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych z uwagi na szczególną sytuację;
7) prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem, o ile prawo to nie zostało ograniczone na podstawie odrębnych przepisów.

Nie wszystkie powyższe żądania będziemy jednak mogli zawsze spełnić. Zakres przysługujących praw zależy bowiem zarówno od przesłanek prawnych uprawniających do przetwarzania danych, jak i często – sposobów ich gromadzenia. Ponieważ Państwa dane osobowe przetwarzane są wyłącznie w granicach wskazanych przepisami prawa, w większości przypadków nie będziemy mogli zrealizować na przykład prawa do przenoszenia czy prawa do usunięcia Pani/Pana danych.

8. Prawo wniesienia skargi:
W przypadku powzięcia informacji o niezgodnym z prawem przetwarzaniu w Urzędzie Pani/Pana danych osobowych, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

9. Wymóg podania danych:
Podanie przez Panią/Pana danych osobowych, w zależności od sprawy może być:
1) wymogiem ustawowym, a ich niepodanie skutkuje brakiem możliwości realizacji sprawy prowadzonej na podstawie przepisów prawa
2) warunkiem zawarcia umowy, a ich niepodanie skutkuje brakiem zawarcia i realizacji umowy
3) w sytuacji, gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, podanie danych osobowych ma charakter dobrowolny.

10. Od kogo pozyskujemy Pani/Pana dane osobowe – informacja dotyczy danych osobowych pozyskanych w sposób inny niż od osoby, której dane dotyczą.

Pani/Pana dane osobowe są pozyskiwane z urzędowych baz danych, ewidencji, rejestrów dla których administratorem jest Burmistrz Wołomina lub z innych urzędowych baz danych, np. Ministerstwa Spraw Wewnętrznych – Centrum Personalizacji Dokumentów, a także od osób składających wnioski, podania lub inne dokumenty do Urzędu Miejskiego w Wołominie.
11. Pan/Pani dane osobowe nie będą przekazywane do Państwa Trzeciego.
12. Pani/Pana dane osobowe nie będą poddawane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym nie będą podlegać profilowaniu.

Prawa osób, których dane osobowe dotyczą
W zależności od źródła danych osobowych i podstawy prawnej ich przetwarzania, osobie której dane dotyczą mogą przysługiwać poszczególne prawa, wynikające z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: „Ogólne rozporządzenie o ochronie danych” lub „RODO”).
Aby skorzystać z przysługujących praw muszą się Państwo zwrócić do nas z wnioskiem o realizację praw osoby, której dane dotyczą. Dopuszcza się następujące kanały komunikacji:

1) poczta elektroniczna e-mail: iod@wolomin.org.pl
2) tradycyjny – poprzez złożenie wniosku podpisanego własnoręcznie w sposób czytelny w Kancelarii Urzędu, lub przesłanie go za pośrednictwem operatora pocztowego na adres Urzędu Miejskiego w Wołominie, ul. Ogrodowa 4, 05 – 200 Wołomin.
3) elektronicznie:
– z użyciem podpisu kwalifikowanego na adres: um@wolomin.org.pl lub
– z wykorzystaniem profilu zaufanego za pośrednictwem platformy ePUAP2 na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Urzędu Miejskiego w Wołominie: /h6t25t5xft/skrytka

Z uwagi na dużą ilość spraw prowadzonych w Urzędzie Miejskim w Wołominie we wniosku o realizację praw, należy doprecyzować w jakim kontekście dane osobowe mogą być przetwarzane (w związku z jakim zadaniem/ sprawą/ postępowaniem). W razie wątpliwości Inspektor Ochrony Danych lub pracownik merytoryczny komórki rozpatrującej sprawę kontaktuje się z Wnioskodawcą w celu potwierdzenia jego tożsamości lub uzupełnienia o dodatkowe informacje umożliwiające wyszukanie danych w zasobach Urzędu lub w celu sprecyzowania żądania Wnioskodawcy.

Należy pamiętać, że nie wszystkie uprawnienia przysługują osobom, których dane dotyczą w każdych okolicznościach. Zarówno RODO, jaki i przepisy krajowe przewidują pewne wyłączenia.
We wszelkich sprawach dotyczących ochrony danych osobowych, w tym realizacji przysługujących praw można kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych wykorzystując w tym celu kanały komunikacji przewidziane do składania żądań.
Prawo żądania dostępu do danych (art. 15 RODO)
W przypadku gdy urząd przetwarza dane osobowe, osobie której one dotyczą przysługuje prawo dostępu do tych danych oraz możliwość uzyskania następujących informacji:
1) cel w jaki jej dane osobowe są przetwarzane;
2) kategorie danych osobowych, którego dotyczy przetwarzanie;
3) odbiorcy, którym dane zostały ujawnione lub mogą zostać ujawnione;
4) okres przez jaki dane osobowe są przechowywane lub kryteria na podstawie, których ustalony został ww. okres przechowywania danych;
5) przysługujące prawa;
6) źródło danych jeśli nie zostały one pozyskane bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą.
Każda osoba, której dane dotyczą posiada możliwość otrzymania bezpłatnie kopii swoich danych osobowych, co jednak nie jest równoznaczne z prawem do otrzymania kopii dokumentów, w których dane się znajdują. Ponadto prawo do uzyskania kopii swoich danych nie może wpływać w niekorzystny sposób na prawa i wolności innych osób, których dane dotyczą.
Prawo żądania sprostowania danych (art. 16 RODO)
Każda osoba, której dane dotyczą posiada prawo żądania niezwłocznego sprostowania swoich danych osobowych, jeżeli są nieprawidłowe, a w przypadku gdy są one niekompletne – żądania ich uzupełnienia. Uprawnienie to nie będzie jednak przysługiwało bezwzględnie we wszystkich okolicznościach, m.in. nie będzie miało zastosowania w przypadku, gdy tryb sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych określają odrębne przepisy.
Samo sprostowanie nie zawsze będzie miało też wpływ na przebieg danej sprawy, np. skorzystanie przez osobę, której dane dotyczą z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych, nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu.
Prawo żądania usunięcia danych (art. 17 RODO)
Każda osoba, której dane dotyczą ma prawo żądać usunięcia jej danych osobowych. Prawo to jednak jest realizowane tylko w przypadku, gdy zachodzi jedna z następujących przesłanek:
1) dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane;
2) doszło do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych i brak jest innej podstawy prawnej do ich przetwarzania;
3) złożono sprzeciw wobec przetwarzania danych i brak jest nadrzędnych prawnie uzasadnionych podstaw przetwarzania lub gdy złożono sprzeciw wobec przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego;
4) dane osobowe przetwarzane są niezgodnie z prawem;
5) dane muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego przewidzianego w prawie Unii lub prawie państwa członkowskiego, któremu podlega administrator;
6) dane osobowe były zbierane w związku z oferowaniem usług społeczeństwa informatycznego w stosunku do dziecka.

Z prawa do usunięcia danych nie można jednak skorzystać w zakresie, w jakim przetwarzanie danych jest niezbędne:
1) do korzystania z prawa do wolności wypowiedzi i informacji;
2) do wywiązania się z obowiązku prawnego wymagającego przetwarzania na mocy praw Unii lub prawa państwa członkowskiego, któremu podlega administrator danych lub do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym oraz w ramach sprawowania władzy publicznej, która została powierzona administratorowi danych;
3) w momencie gdy przetwarzanie danych jest niezbędne z uwagi na względy interesu publicznego w dziedzinie zdrowia publicznego;
4) gdy przetwarzanie jest niezbędne do celów archiwalnych, w interesie publicznym, do celów badań naukowych, celów historycznych lub statystycznych;
5) w momencie go przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Prawo żądania ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO)
Każda osoba, której dane dotyczą ma prawo żądać ograniczenia przetwarzania jej danych osobowych w przypadku kiedy:
1) kwestionuje prawidłowość danych osobowych;
2) przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu tych danych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania;
3) administrator nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
4) wniosła sprzeciw na mocy art. 21 ust 1 RODO (prawo do sprzeciwu – z przyczyn z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją) wobec przetwarzania.

Realizacja tego uprawnienia polega na ograniczeniu przetwarzania danych wyłącznie do ich przechowania. Tym samym wszelkie inne formy przetwarzania mogą odbywać się wyłącznie za zgodą osoby, której dane dotyczą lub:
1) w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
2) w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej;
3) z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii lub państwa członkowskiego.
Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO)
Osoba, której dane dotyczą może zażądać od Urzędu przesłania swoich danych osobowych innemu administratorowi, o ile wykaże, że ten akceptuje taki sposób ich pozyskania i jest to technicznie możliwe. Uprawnienie to może być jednak realizowane jedynie w sytuacji, gdy przetwarzanie odbywa się:
1) w sposób zautomatyzowany (tj. w systemie informatycznym) oraz
2) na podstawie zgody lub na podstawie umowy (uprawnienie dotyczy wyłącznie danych dostarczonych administratorowi przez osobę, której dane dotyczą – nie tych będących wynikiem jego opracowań, analiz itp.
Prawo do przenoszenia danych nie ma zastosowania do przetwarzania, które odbywa się w ramach zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi.
Prawo do wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania – z powodu szczególnej sytuacji (art. 21 RODO)
Jeżeli przetwarzanie danych osobowych jest oparte na przesłance wykonania zadania w interesie publicznym, wtedy osoba, której dane dotyczą ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania dotyczących jej danych osobowych, uzasadniony jej szczególną sytuacją.
Administratorowi nie wolno już przetwarzać danych osobowych, względem których wniesiono sprzeciw, chyba że wykaże on istnienie ważnych, prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Prawo do cofnięcia w dowolnym momencie zgody na przetwarzanie (art. 7 RODO)
W przypadku gdy dane osobowe przetwarzane są na podstawie dobrowolnej zgody, każdej osobie, której te dane dotyczą przysługuje prawo do cofnięcia zgody na ich przetwarzanie. Jednocześnie należy przy tym pamiętać że wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony danych osobowych (art. 77 RODO)
Każda osoba, której dane są przetwarzane, posiada prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Podstawą wniesienia skargi jest podejrzenie, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy prawa, w tym RODO. W pierwszej kolejności nasze uwagi zgłaszamy do Administratora danych osobowych.
Prawo niepodlegania decyzji, która opiera się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu
Osoba, której dane dotyczą, ma prawo do tego, by nie podlegać decyzji, która opiera się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, i wywołuje wobec tej osoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływa.
Prawo niepodlegania decyzji, która opiera się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu nie ma jednak zastosowania gdy:
1) decyzja oparta na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu jest niezbędna do zawarcia lub wykonania umowy pomiędzy osoba, której dane dotyczą, a administratorem;
2) jest dozwolona prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego, któremu podlega administrator i które przewiduje właściwe środki ochrony praw, wolności i prawnie uzasadnionych interesów osoby, której dane dotyczą
3) jest oparta na wyraźniej zgodzie osoby, której te dane dotyczą.

Jednocześnie informujemy, że w urzędzie nie są podejmowane żadne decyzje, które opierałyby się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu.